2020 tavasza, a járvány kidobbanása óta volt időnk hozzászokni és kialakítani azokat az íratlan szabályokat, melyeket illik betartani, amikor online kommunikálunk egymással. A kezdeti időkhöz képest, több tapasztalat birtokában, most már kissé másként fest az online etikett, így összegyűjtöttük egy csokorba a legfontosabb szabályokat. Melléjük pedig azt, hogy fest a valóság...
Egy kimutatás szerint a munkával töltött idő csaknem 35 százalékát teszik ki az online megbeszélések, ami vezetők esetében még ennél is több, akár 50 százalék is lehet. A rossz hír pedig az, hogy ezek a megbeszélések nem mindig a leghatékonyabbak... Ahhoz, hogy produktívabbá váljanak ezek a meetingek, segítséget jelenthet, ha mindenki tisztában van a netikettel és be is tartja ezeket a szabályokat. Hacsak az élet felül nem írja azokat.
1. Teszteld a neted!
Szabály:
A legelső alapvetés, hogy a megbeszélések kezdete előtt ellenőrizd a netet, a kamerát, a mikrofont! Értékes perceket jelent a többieknek és neked is, ha ezt előzetesen megteszed és nem akkor, amikor már elindult az értekezlet.
Valóság:
Leellenőrizted. Minden oké. Volt. Mert menet közben mégis szakadozik. Aztán megszakad. De szerencsére visszajön. Három perccel a meeting vége előtt.
2. Érkezz időben!
Szabály:
Ez a szabály az, amit nem lehet elégszer elmondani. Ahogyan offline, úgy online is a meetingek aranyszabálya a pontosság, ami nem is igényel további magyarázatot.
Valóság:
Ötből négyszer sikerül is. Aztán az oviból hazafelé beléd koccan egy mobilozó sofőr. Vagy a gyerek magára zárta kulccsal a mosdó ajtaját, de kinyitni nem tudja. Ok, nem minden késés fogható a gyerekekre; elkésel, simán.
3. Így használd a hangod!
Szabály:
Mivel egy-egy értekezleten akár tucatnyian vagy még többen lehetünk, ezért borzalmas kakofóniát okozhat, ha a mikrofonok élnek. Az a ki nem mondott szabály tehát, hogy csak akkor legyen bekapcsolva a mikrofonod, ha te beszélsz. Minden más esetben némítsd!
Igaz ez a szabály akkor is, ha kettőnél többen vagytok, nem csak nagy csoportos meetingnél zavaró a nem kívánatos háttérzaj...
Valóság:
Amikor pont ahhoz érkezik futár és szalad el tíz percre, aki nem némította le magát és paralel a szomszédjában lakásfelújítás zajlik.
4. Multitasking kizárva!
Szabály:
A megbeszélések koncentrált figyelmet követelnek és ha a résztvevők arra használják ezt az időt, hogy közben más feladatokat is elvégezzenek, akkor ez nem valósul meg. Légy jelen szellemileg, mert ha mindenki ezt tartja szem előtt, hamarabb véget érhet a megbeszélés és eredményesebb is lehet.
Valóság:
Mindenki multitaskol. És ezt mindenki tudja. Ha biztosra akarod venni, hogy az adott ember figyel, érdemes a mondanód előtt megszólítani, vagy akár a legfontosabb infókat a chat-be beírni.
5. Határok, időben...
Szabály:
Az értekezlet szervezőjének feladata, hogy időben zárja sorait és ne nyúljon hosszabbra a megbeszélés, mint az eredetileg kitűzött időpont. Ha elhúzódik egy megbeszélés, a figyelem is megbomlik, ilyenkor kezdenek multitaskingba az emberek és máris oda a hatékonyság. Törekedj a rövidebb, de pörgős megbeszélésekre!
Valóság:
Ismerjük be, jelentősen lecsökkent az emberi interakció életünkben a home office alatt, és ezt a meetingek alatt pótoljuk. Így mikor egy 30 perces meeting elején egy 10 percet dumcsiztok, annak sajnos a meeting vége fogja meginni a levét. De sebaj, mert úgyis jön egy következő megbeszélés.
6. ... és térben
Szabály:
A járvány kezdetén még normális volt a vasalódeszka a háttérben, a kanapén bonyolított meetingekről nem is beszélve, a könnyező pálma látótérbe belógó leveleivel egyetemben. Mára azonban online illemszabály, hogy legyen kijelölt helyed, ami kifejezetten a munka terepe és ami akár zárható is, hogy a családtagok, háziállatok ne zavarják meg a meetingeket.
Valóság:
A vasalódeszka továbbra is elöl hagyva, a kanapé réges rég az új íróasztal, a karantén óta dzsungel lett a nappali, mert a szobanövények a feleséged új hobbija. De kit érdekel mindez, hiszen vannak virtuális háttérképek (amire akár versenyt is hirdetnek), és mára senkit nem érdekel, hogy a virtuális háttér miatt néha úgy nézel ki, mint Kojak felügyelő.
7. Kapcsold ki az értesítéseket!
Szabály:
Akkor is érdemes ezt a szabályt megfogadni, ha egyébként némítod a mikrofont a megbeszélés alatt. Ugyanis a különböző hangjelzések, értesítések elterelik a figyelmedet és amikor nálad van a szó, zavaróak is a többiek számára.
Valóság:
Nem kapcsolod ki az értesítéseket. Mert egész nap meetingelsz és legutoljára, mikor kikapcsoltad, a főnököd üzenetét ignoráltad fél napig, mert kikapcsolva maradtak az értesítések.
8. Vonj be mindenkit!
Szabály:
Ha valaki nem érzi megszólítva magát egy meetingen, akkor joggal gondolhatja úgy, hogy feleslegesen pazarolja az idejét. Ezért egyrészt valóban olyanokat hívj meg, akik érintettek, másrészt, aki részt vesz, annak legyen feladata, legyenek hozzá intézett szavak, kérések! Ez jó szűrő arra, hogy átgondold, kiket hívsz meg; kiknek szükséges valóban ott lennie és kik azok, akik csak megszokásból vannak a meghívottak között.
Valóság:
Fogalmad sincs, miért kell részt venned, de mielőtt szóvá tennéd, még azért egy utolsón részt veszel. Ilyenkor jellemzően kikapcsolva marad a kamera.
9. Foglald össze a lényeget!
Szabály:
A meeting végéhez közeledve, foglald össze, kinek mi a feladata, mire jutottatok az egyes kérdésekben, mi az, amit később fogtok egyeztetni és milyen lépéseket kell tenni a következő megbeszélésig!
Valóság:
Mire összefoglalnád az elhangzottakat, egyedül maradtál, mert mindenki egy következő meetingre sietett.
10. Arc a névhez
Szabály:
Bármennyire is komfort zónán kívüli, illik a megbeszéléseken bekapcsolni a kamerát, hisz nem csak emberközelibbé teszi a meetinget, de azt is garantálja, hogy a fenti 5. szabályt betartva nem ügyködünk éppen máson.
Valóság:
Vannak napok amikor vállalható a kamera, mert reggel elkészültél. De van, amikor köntösben ülsz be egy meetingbe nasival a kezedben. Ilyenkor nem szokott működni a kamera.
11. A megfelelő képernyő
Szabály:
A meetingeket jelentősen hatékonyabbá lehet tenni a képernyőmegosztással. Ilyenkor célszerű csak a szükséges alkalmazást kiválasztani, vagy akár külön oldalon megnyitni az oldalt.
Valóság:
Annyi fül meg van nyitva, hogy már nem tudod számon tartani. Mikor megosztod a képernyőd, bízol benne, hogy csak a Facebook van megnyitva.
Az online megbeszélések szabályainak betartása alapvetőnek tűnik mindannyiunk számára, de az élet, a hétköznapok nem egyszer teremtenek más helyzetet. Ha azonban emlékezteted magad az alapokra, mindannyiunknak könnyebb és hatékonyabb lehet az élete! (Kivéve azokat a ritka alkalmakat, amikor éppen, valahogy nem jön össze...)
